Geschützte Vorabversion
Datenschutzhinweise
Diese Hinweise beschreiben die Verarbeitung personenbezogener Daten in MaWood BE Light während der geschlossenen Pilot- und Abnahmephase.
Prüfstatus: Diese Fassung bildet den derzeitigen technischen Betrieb ab. Sie muss vor einem öffentlichen Marktstart datenschutzrechtlich geprüft und freigegeben werden.
1 Verantwortlicher
MaWood GmbH, Hauptstraße 18, 86504 Merching, vertreten durch den Geschäftsführer Tobias Graf. Kontakt: service@mawood.eu. Datenschutzanfragen können an diese Adresse gerichtet werden.
2 Verarbeitete Daten
- Kontaktdaten aus Pilotanfragen und Einladungen
- Konto-, Rollen-, Anmelde- und Sicherheitsdaten
- Unternehmens-, Kunden- und Lieferantenstammdaten
- hochgeladene Belege, E-Rechnungen, Bilder und darin enthaltene Angaben
- Prüfergebnisse, Bearbeitungsstände, Änderungs- und Zugriffsprotokolle
- technische Verbindungs-, Sicherheits- und Fehlerdaten
- Supportanfragen sowie versandbezogene E-Mail-Daten
3 Zwecke und Rechtsgrundlagen
Die Daten werden zur Bearbeitung von Pilotanfragen, Einrichtung und Durchführung des Dienstes, Belegverarbeitung, technischen Validierung, Sicherung, Fehlerbehebung, Missbrauchsabwehr und Erfüllung gesetzlicher Pflichten verarbeitet. Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO für vorvertragliche und vertragliche Maßnahmen, Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO für gesetzliche Pflichten und Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO für sicheren und nachvollziehbaren Betrieb. Soweit MaWood Belegdaten im Auftrag eines Kunden verarbeitet, richtet sich die Verarbeitung nach Art. 28 DSGVO und der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.
4 Hosting und Empfänger
Der Dienst wird in einer Mittwald-Hostingumgebung in Deutschland betrieben. Mittwald CM Service GmbH & Co. KG, Königsberger Straße 4–6, 32339 Espelkamp, wird als Hosting- und Infrastruktur-Dienstleister eingesetzt. Innerhalb von MaWood erhalten nur berechtigte Personen Zugriff, soweit dies für Betrieb, Support oder Sicherheit erforderlich ist. Eine Nutzung von Belegen für Werbung oder das Training allgemeiner KI-Modelle ist nicht vorgesehen.
5 Speicherdauer
Offene Pilotanfragen werden spätestens nach 180 Tagen, abschließend bearbeitete Pilotanfragen spätestens nach 90 Tagen aus der Bewerberliste entfernt. Sitzungscookies laufen regulär nach zwölf Stunden ab. Vertrags-, Konto-, Beleg- und Protokolldaten werden nach den vertraglichen Löschregeln, gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und dokumentierten Löschsperren gespeichert. Belege mit laufender Aufbewahrungsfrist werden nicht vorzeitig gelöscht. Sicherungskopien werden nach dem dokumentierten Sicherungs- und Löschkonzept überschrieben oder entfernt.
6 Cookies und Protokollierung
Die Anwendung verwendet ein technisch notwendiges, hostgebundenes Sitzungscookie für die Anmeldung. Es ist nicht für JavaScript lesbar und wird nur über verschlüsselte Verbindungen übertragen. Werbe- oder Reichweitenanalyse ist in der BE-Light-Anwendung nicht eingebunden. Sicherheits- und Fehlerprotokolle enthalten die für Betrieb und Angriffserkennung erforderlichen technischen Angaben und werden zugriffsbeschränkt verarbeitet.
7 Betroffenenrechte
Betroffene Personen haben im gesetzlichen Umfang Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Einwilligungen können mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Zudem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.
8 Verantwortlichkeit des Kunden
Für die Rechtmäßigkeit der vom Kunden eingestellten Beleg- und Personaldaten bleibt grundsätzlich der jeweilige Kunde verantwortlich. Kunden müssen eigene Informationspflichten, Berechtigungskonzepte und Aufbewahrungsentscheidungen erfüllen. MaWood unterstützt diese Verarbeitung als Auftragsverarbeiter im vereinbarten Umfang.
9 Sicherheit und Änderungen
MaWood setzt technische und organisatorische Maßnahmen für Zugriffsschutz, Transportverschlüsselung, Rollen, Protokollierung, Sicherung und Wiederherstellbarkeit ein. Diese Hinweise werden angepasst, wenn sich Funktionen, Dienstleister oder Rechtsgrundlagen ändern.